Fra regneark til database

Excel og Google Sheets er blant de mest geniale verktøyene som finnes. De er raske å komme i gang med, alle kan litt, og for enkle oppgaver er de nesten uslåelige. Men når flere skal dele det samme arket, dataene vokser og oppgavene blir viktige, begynner regnearket å jobbe mot deg i stedet for for deg.

7 tegn på at regnearket er blitt en flaskehals

• «Hvem har den nyeste versjonen?» – filen finnes i fem varianter på e-post, skrivebord og delte mapper.
• Bare én kan redigere om gangen, eller så overskriver dere hverandres endringer.
• Feil sniker seg inn – en slettet formel eller en tastefeil får konsekvenser ingen oppdager før det er for sent.
• Det er tregt – arket har blitt så stort at det henger, og søk og filtrering tar tid.
• Ingen tilgangsstyring – alle som har filen ser alt, også det de ikke burde se.
• Manuelt dobbeltarbeid – de samme tallene tastes inn flere steder fordi arkene ikke snakker sammen.
• Ingen historikk – dere vet ikke hvem som endret hva, eller hvordan tallene så ut i forrige måned.

Hva en database gir deg som regnearket ikke kan

En database er bygget for nettopp det regnearket sliter med: mange brukere, mye data og krav til at det skal være riktig. Der regnearket er ett stort ark alle deler, gir databasen deg struktur og kontroll.

• Én sannhet. Alle jobber mot de samme dataene i sanntid – ingen versjonskaos.
• Innebygd kvalitetssikring. Datoer må være datoer, obligatoriske felt kan ikke stå tomme, og dubletter fanges opp automatisk.
• Tilgangsstyring. Hver bruker ser og gjør akkurat det de skal – verken mer eller mindre.
• Automatikk. Rapporter, varsler og beregninger som før tok timer, skjer av seg selv.
• Vokser med dere. Tusenvis eller millioner av rader er ikke noe problem.

Når bør du bytte?

Tommelfingerregelen er enkel: når regnearket blir forretningskritisk, har det vokst fra seg. Hvis en feil i arket koster dere penger, tid eller tillit, er risikoen større enn gevinsten ved å fortsette som før. Det samme gjelder når flere ansatte bruker mye tid på å vedlikeholde og «rydde» i arkene – den tiden er dyrere enn folk tror.

Overgangen er enklere enn du tror

Mange utsetter fordi de ser for seg et stort, dyrt IT-prosjekt. Det trenger det ikke å være. Vi tar gjerne utgangspunkt i regnearkene dere allerede har, og bygger en skreddersydd, nettbasert database rundt måten dere faktisk jobber på. Dere beholder det som fungerer, og blir kvitt det som skaper trøbbel – uten å måtte sette dere inn i tekniske detaljer.

← Tilbake til Aktuelt