Når lagerbeholdningen bare finnes i et regneark – eller i hodet på den som gikk hjem klokka fire – blir bestilling gjetning. En database gir dere sanntidsoversikt over hva som finnes, hva som er lovet bort og hva som må bestilles.
Slik ser det ofte ut i dag
Lagerstyring på regneark fungerer helt til to personer skal oppdatere det samtidig. Da oppstår spørsmålene: Hvem har den nyeste versjonen? Er de 40 enhetene fortsatt på lager, eller er de allerede lovet bort til en kunde? Har noen husket å trekke fra det som gikk ut i går?
Konsekvensene er kjente. Dere selger varer dere ikke har, eller dere sitter på kapital i varer ingen har spurt etter. Innkjøp skjer på magefølelse fordi tallene ikke er til å stole på, og opptellingen ved årsslutt blir en øvelse i å finne ut hvor mye regnearket har tatt feil.
Hva løsningen gjør
En nettbasert lagerdatabase gir alle samme bilde av virkeligheten, oppdatert i det sekundet noe skjer.
- Én beholdning, i sanntid. Alle ser samme tall, uansett hvem som registrerte siste bevegelse.
- Skillet mellom fysisk og disponibelt lager. Dere ser hva som står på hylla, og hva som faktisk er ledig etter reservasjoner.
- Automatiske bestillingspunkter. Systemet varsler når en vare nærmer seg minimumsnivå, i stedet for at noen må huske det.
- Full sporbarhet. Hver bevegelse logges med hvem, hva og når – nyttig både ved reklamasjon og ved revisjon.
- Ingen dobbeltregistrering. Ordre, plukk og fakturering henger sammen i stedet for å leve i hvert sitt system.
Funksjoner i praksis
Løsningen bygges rundt måten dere faktisk jobber på, men disse funksjonene går igjen:
- Varekort med bilde, pris, leverandør, plassering og historikk
- Strekkode- eller QR-skanning fra mobil ved inn- og utlevering
- Ordremottak med automatisk reservasjon av varer
- Plukklister til lageret, på skjerm eller papir
- Innkjøpsforslag basert på forbruk og ledetid
- Varetelling med avviksrapport
- Rapporter på omløpshastighet, svinn og døde varer
Aktuelle integrasjoner
Lager henger tett sammen med økonomi og logistikk, og det er der integrasjonene gir mest. Vi kobler typisk mot regnskapssystemet – Visma, Tripletex, PowerOffice eller tilsvarende – slik at varekjøp og salg bokføres uten manuell punching.
Mot fraktsiden er Bring og Posten vanlig, med automatisk beregning av frakt og sporingsnummer tilbake til ordren. Har dere nettbutikk, kobles den på slik at beholdningen ute på nett alltid stemmer med lageret. Leverandørenes egne prislister og bestillingssystemer kan også hentes inn automatisk.
Slik kommer dere i gang
Det vanligste startpunktet er å ta utgangspunkt i regnearket dere har i dag. Vi ser på hvilke kolonner som faktisk brukes, hvilke som er blitt liggende, og hvordan varene beveger seg gjennom bedriften i praksis. Ut fra det bygger vi en struktur som passer, i stedet for å presse dere inn i en standardmal.
Ta kontakt, så går vi gjennom vareflyten deres og ser hvor de største tidstyvene ligger.
Vil du lese mer om temaet? Fra regneark til database – når Excel blir flaskehalsen
Er dette aktuelt for dere?
Få et uforpliktende prisoverslag