Utstyr som lånes ut har en tendens til å forsvinne – ikke fordi noen stjeler det, men fordi ingen vet hvem som tok det sist. En utlånsdatabase gir full oversikt over hva som er ute, hos hvem, og når det skal tilbake.
Slik ser det ofte ut i dag
Utlån starter nesten alltid med en perm eller et ark ved skapet. Det fungerer så lenge alle husker å skrive seg på, og så lenge den som leverer tilbake husker å stryke seg. I praksis skjer ikke det.
Etter et års tid vet ingen hvor mange enheter dere faktisk har, hvor mange som er ute, og hvor mange som er borte for godt. Det kjøpes inn nytt utstyr fordi det gamle ikke er å finne, og når noe skal på service eller kontroll er det tilfeldig om det blir husket.
Hva løsningen gjør
En utlånsdatabase gjør registreringen så enkel at den faktisk blir gjort – og gir dere oversikten som permen aldri ga.
- Sanntidsstatus per enhet. Inne, utlånt, reservert, til service eller tapt.
- Hvem har hva. Full historikk per enhet og per låntaker.
- Automatiske påminnelser. Varsel på e-post eller SMS før og etter forfall, uten at noen må følge med.
- Reservasjon i forkant. Låntakere ser hva som er ledig når, og booker selv.
- Vedlikehold på plass. Service, kontroll og sertifisering med varsling før frist.
Funksjoner i praksis
Løsningen ser ganske annerledes ut for et bibliotek enn for et anleggsfirma, men disse funksjonene er gjennomgående:
- Strekkode- eller QR-merking, med skanning fra mobil
- Enkelt inn- og utlån på få sekunder
- Selvbetjent reservasjon for låntakere
- Purringer og eventuelle gebyrer
- Serienummer, garanti og dokumentasjon per enhet
- Bilder av tilstand ved utlevering og innlevering
- Rapporter på bruksfrekvens – hva brukes aldri, og hva er det for lite av
Aktuelle integrasjoner
For bibliotek og undervisning er kobling mot bruker- og elevregister vanlig, slik at låntakerne slipper å registreres på nytt. Innlogging med Microsoft- eller Google-konto løser dette for de fleste.
Der utlån medfører fakturering eller depositum, kobles regnskapssystemet på. Skal utstyret spores ut over egne lokaler, kan enheter med GPS eller RFID leses inn automatisk.
Slik kommer dere i gang
Første steg er som regel en opptelling – å registrere det dere faktisk har. Det er ofte den mest avslørende delen av prosjektet, og den gir samtidig grunnlaget for hele løsningen. Deretter bygger vi utlånsflyten så enkel som mulig, fordi terskelen for å registrere avgjør om systemet blir brukt.
Ta kontakt, så ser vi på hva slags utstyr dere låner ut og hvor mye som forsvinner i dag.
Vil du lese mer om temaet? Nettbaserte databaser – fordelene med å samle alt på ett sted
Er dette aktuelt for dere?
Få et uforpliktende prisoverslag