Offentlig rapportering er sjelden vanskelig – den er tidkrevende, og den kommer igjen. Når grunnlaget hentes automatisk fra egne data, går innrapportering fra dagsverk til noen minutter, med sporbarhet på hva som ble sendt.
Slik ser det ofte ut i dag
Rapporteringsplikter har det til felles at de kommer med jevne mellomrom, at fristen er absolutt, og at grunnlaget må hentes fra flere kilder. Noen henter tall fra regnskapet, noen fra produksjonen, noen fra et regneark – og setter det sammen for hånd.
Det tar tid, og verre: det er vanskelig å etterprøve. Når myndighetene spør et halvår senere hvordan et tall ble til, finnes sjelden noen dokumentasjon på hvilke data som lå til grunn eller hvilke avgrensninger som ble gjort. Ofte er det også bare én person som kan hele prosessen.
Hva løsningen gjør
En rapporteringsløsning henter grunnlaget automatisk og dokumenterer seg selv underveis.
- Grunnlaget hentes fra kilden. Ingen manuell sammenstilling, ingen kopiering mellom regneark.
- Kontroller før innsending. Systemet varsler ved manglende eller urimelige verdier.
- Full sporbarhet. Hver innsending arkiveres med grunnlagsdata og tidspunkt.
- Frister som varsles. Påminnelse i god tid, ikke dagen før.
- Uavhengig av enkeltpersoner. Prosessen ligger i systemet, ikke i hodet på én ansatt.
Funksjoner i praksis
Hva som trengs avhenger av hvilke plikter dere har, men rammen er ofte den samme:
- Rapportmaler per rapporteringstype og periode
- Automatisk uttrekk av grunnlagsdata
- Avviks- og rimelighetskontroll før innsending
- Godkjenningsflyt med signatur fra ansvarlig
- Arkiv over alle innsendinger med grunnlag
- Eksport i påkrevd filformat
- Varsling og oversikt over kommende frister
Aktuelle integrasjoner
Altinn er det naturlige endepunktet for mye norsk rapportering, og innsending kan i mange tilfeller skje direkte i stedet for via manuell opplasting. Brønnøysundregistrene brukes til å hente og validere organisasjonsdata.
På datasiden er regnskapssystemet den viktigste kilden, ofte sammen med produksjons- eller lagerdata avhengig av hva som skal rapporteres. SSB er aktuelt der statistikk skal leveres eller sammenlignes.
Slik kommer dere i gang
Vi starter med å kartlegge én konkret rapportering – gjerne den som tar mest tid i dag. Vi følger tallene bakover til kilden, og finner ut hvilke avgrensninger og forutsetninger som faktisk brukes. Det er ofte her det viser seg at deler av prosessen aldri har vært dokumentert.
Ta kontakt, så ser vi på hvilke rapporteringsplikter dere har og hvor mye av grunnlaget som kan hentes automatisk.
Vil du lese mer om temaet? AI-drevne databaser – slik henter bedrifter innsikt ut av egne data
Er dette aktuelt for dere?
Få et uforpliktende prisoverslag