Medlemsportaler

Medlemslister i regneark, kontingenter i nettbanken og utmeldinger på e-post gir mye manuelt arbeid og lite oversikt. En medlemsportal lar medlemmene oppdatere seg selv, og gir administrasjonen kontroll uten dobbeltarbeid.

Slik ser det ofte ut i dag

Medlemsorganisasjoner drukner ofte i små administrative oppgaver. Noen har flyttet og sendt ny adresse på e-post, men det ble aldri lagt inn. Kontingentgiroen gikk til feil adresse. Én person sitter med regnearket over hvem som har betalt, og når den personen er på ferie stopper det opp.

Samtidig vet dere at informasjonen finnes – den er bare spredt over e-postbokser, regneark og nettbanken, og ingen har full oversikt. Spørsmål som «hvor mange aktive medlemmer har vi egentlig?» eller «hvor mange meldte seg ut i fjor, og hvorfor?» krever timer med manuelt arbeid å svare på.

Hva løsningen gjør

En medlemsportal snur ansvaret: medlemmene vedlikeholder sine egne opplysninger, og systemet holder orden på resten.

• Medlemmene oppdaterer seg selv. Adresse, telefon, e-post og samtykker – uten at noen i administrasjonen løfter en finger.
• Kontingent med oversikt. Hvem har betalt, hvem har fått purring, og hvem er i restanse – oppdatert automatisk.
• Riktig informasjon til riktig gruppe. Lokallag, kategorier og verv styrer hvem som ser og får hva.
• Historikk som følger medlemmet. Innmelding, endringer, verv og utmelding logges, i stedet for å forsvinne.
• Rapporter på sekunder. Medlemsutvikling, aldersfordeling og frafall uten manuell telling.

Funksjoner i praksis

Hvilke funksjoner som trengs varierer mye mellom en fagforening, et idrettslag og en bransjeorganisasjon. Dette er de vi oftest bygger:

• Innmelding via skjema på nett, med automatisk velkomst-e-post
• Innlogging med e-post, BankID eller Vipps
• Min side med egne opplysninger, betalingshistorikk og dokumenter
• Kontingentkjøring med e-postutsending og purringer
• Påmelding til kurs, møter og arrangementer
• Verv- og rollestyring, med egne rettigheter for tillitsvalgte
• Utsending av nyhetsbrev til utvalgte medlemsgrupper

Aktuelle integrasjoner

Kontingent og regnskap henger sammen, så integrasjon mot regnskapssystemet er som regel første prioritet – da slipper dere å avstemme innbetalinger manuelt. Vipps er vanlig både til betaling og innlogging, fordi terskelen for medlemmene blir lav.

For organisasjoner med krav om sikker identifisering bruker vi BankID. Skal medlemsdata deles med et forbund eller en paraplyorganisasjon, setter vi opp automatisk overføring i stedet for regnearkeksport.

Slik kommer dere i gang

Vi begynner nesten alltid med å importere dagens medlemsregister, uansett hvor rotete det er. Det gir et konkret bilde av hva slags data dere faktisk har, og hva som må ryddes. Deretter bygger vi portalen rundt de oppgavene som tar mest tid i dag – ofte kontingent og adresseendringer.

Ta kontakt, så ser vi på medlemsregisteret deres og hva som skal til for å få det over i noe som vedlikeholder seg selv.

Vil du lese mer om temaet? Nettbaserte databaser – fordelene med å samle alt på ett sted

← Tilbake til alle bruksområder