Booking på telefon og e-post binder opp folk og gir dobbeltbookinger. En bestillingsløsning lar kundene se ledige tider og booke selv – mens dere beholder full kontroll på kapasitet, regler og bemanning.
Slik ser det ofte ut i dag
Så lenge bestillinger kommer inn på telefon, e-post og innom-i-døra, må noen holde kalenderen i hodet eller i en bok. Det går bra til to personer tar imot bestillinger samtidig, eller til noen skriver i feil rad.
Resultatet er dobbeltbookinger, tider som står tomme fordi ingen visste at de var ledige, og en betydelig mengde tid brukt på å bekrefte, flytte og minne folk på avtaler. Uteblitte kunder koster ekstra, fordi tiden ikke kunne fylles av noen andre.
Hva løsningen gjør
En bestillingsløsning gjør kalenderen tilgjengelig for kundene, med de reglene dere selv setter.
- Ledige tider synlig i sanntid. Kunden ser hva som faktisk er ledig, og booker uten å ringe.
- Umulig å dobbeltbooke. Tiden reserveres i det øyeblikket den velges.
- Automatiske påminnelser. SMS eller e-post i forkant reduserer uteblivelse merkbart.
- Regler som følges av seg selv. Åpningstider, varighet per tjeneste, buffer mellom avtaler og frist for avbestilling.
- Kapasitet på tvers av ressurser. Flere ansatte, rom eller utstyr håndteres samtidig.
Funksjoner i praksis
Løsningen tilpasses bransjen, men dette er de vanligste byggeklossene:
- Bookingside tilpasset deres profil, på mobil og desktop
- Ulike tjenestetyper med egen varighet og pris
- Kobling mellom tjeneste og hvilke ansatte som kan utføre den
- Selvbetjent endring og avbestilling innenfor frist
- Ventelister som fyller opp kansellerte timer automatisk
- Forhåndsbetaling eller depositum ved behov
- Oversikt over belegg, uteblivelser og inntekt per periode
Aktuelle integrasjoner
Betaling er ofte det første som kobles på – Vipps er lavterskel for norske kunder og reduserer uteblivelse når tiden er betalt på forhånd.
Kalenderintegrasjon mot Microsoft 365 eller Google Calendar gjør at de ansatte ser bookingene der de allerede jobber, og at private avtaler blokkerer tiden automatisk. Skal bestillingene faktureres, kobles regnskapssystemet på slik at grunnlaget går rett videre.
Slik kommer dere i gang
Det viktigste er å få reglene riktig – hvor lang tid tar egentlig hver tjeneste, hvor mye slingringsmonn trengs mellom avtaler, og hva skal kunden få lov til å endre selv. Vi går gjennom dette først, fordi det er her de fleste bookingløsninger enten fungerer godt eller skaper irritasjon.
Ta kontakt, så ser vi på hvordan bestillingene kommer inn hos dere i dag og hva som kan settes i system.
Vil du lese mer om temaet? Nettbaserte databaser – fordelene med å samle alt på ett sted
Er dette aktuelt for dere?
Få et uforpliktende prisoverslag