Fagspesifikke beregninger havner ofte i et regneark én person har laget, og som ingen andre tør røre. Et beregningsverktøy som database gir samme utregning for alle, med sporbarhet på hvilke forutsetninger som lå til grunn.
Slik ser det ofte ut i dag
I de fleste fagmiljøer finnes det ett regneark som gjør den viktige utregningen. Det er bygget over år, det inneholder formler ingen helt husker bakgrunnen for, og det finnes i et ukjent antall varianter på ulike maskiner.
Når en formel må oppdateres – fordi en sats endres eller en standard revideres – er det umulig å vite hvilke kopier som ble rettet. To ansatte kan regne på samme oppgave og få forskjellig svar, uten at noen oppdager det. Og når en beregning skal dokumenteres i ettertid, finnes sjelden noen logg over hvilke tall som faktisk ble brukt.
Hva løsningen gjør
Som database blir beregningen ett sted, med én gjeldende versjon og full sporbarhet.
- Én formel, én versjon. Oppdateringer slår gjennom for alle samtidig.
- Kontrollerte inndata. Systemet godtar ikke urimelige verdier, og krever de feltene som må fylles ut.
- Lagret beregningshistorikk. Hvem regnet hva, når, med hvilke forutsetninger.
- Versjonering av regelverk. Gamle beregninger kan gjenskapes med satsene som gjaldt den gang.
- Tilgjengelig der jobben gjøres. Også på mobil ute i felt, ikke bare på kontor-PC-en.
Funksjoner i praksis
Beregningsverktøy er per definisjon spesialtilpasset, men rammen rundt er ofte den samme:
- Skjema med veiledning og forklaring per felt
- Mellomregninger synlig, ikke bare sluttsvaret
- Automatisk PDF-rapport med forutsetninger og resultat
- Maler og gjenbruk av tidligere beregninger
- Godkjenningsflyt der en fagansvarlig signerer
- Vedlegg som bilder, målinger og dokumentasjon
- Eksport til regneark for videre analyse
Aktuelle integrasjoner
Mange beregninger trenger data utenfra. Vi henter typisk inn offentlige satser og registerdata automatisk, slik at ingen må oppdatere tabeller manuelt. Kartverket og matrikkeldata er aktuelt for beregninger knyttet til eiendom, og SSB for indekser og statistikk.
Skal beregningen ende i et tilbud eller en ordre, kobles den mot CRM- eller ordresystemet slik at resultatet følger med videre uten at noen taster det inn på nytt.
Slik kommer dere i gang
Vi starter med å gå gjennom regnearket dere bruker i dag. Ofte viser det seg at det inneholder både beregningen selv, en del historiske data og noen forutsetninger som burde vært synlige. Vi skiller disse fra hverandre, og bygger verktøyet rundt selve fagligheten.
Ta kontakt, så ser vi på beregningen deres og hva som skal til for å gjøre den robust nok til å stole på.
Vil du lese mer om temaet? Fra regneark til database – når Excel blir flaskehalsen
Er dette aktuelt for dere?
Få et uforpliktende prisoverslag